3 quy tắc sống còn khi sử dụng email doanh nghiệp

Có thể nói một địa chỉ email chuyên nghiệp chính là nền tảng cơ bản trong chiến lược xây dựng niềm tin cho doanh nghiệp. Trong thời đại mà người tiêu dùng ngày càng cảnh giác với những trò lừa đảo tinh vi, hiển nhiên email dạng babylovexoxo@hotmail.com sẽ không thể thu hút nhiều khách hàng như service@bizflycloud.vn.

Bạn cần phải lưu ý rằng để sở hữu một email theo tên miền chuyên nghiệp, bạn sẽ cần thực hiện đầy đủ ba nguyên tắc được nêu trong bài sau đây.

Nguyên tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng

Bất kể bạn kinh doanh mặt hàng gì, nếu bạn thực sự nghiêm túc và có định hướng phát triển lâu dài, việc sở hữu một tên miền riêng sẽ là điều kiện tiên quyết cho chiến lược kinh doanh trong dài hạn. Tên miền đó sẽ được sử dụng cho email bán hàng, email doanh nghiệp dưới dạng Minhnguyen@tencongty.com, và sau đó có thể tiếp tục được sử dụng cho website ngay khi bạn có nhu cầu. Ngoài yếu tố chuyên nghiệp, sở hữu email theo tên miền còn đem lại những lợi thế khác như:

Email ngắn gọn, trang trọng, và dễ nhớ

Bạn sẽ không thể có được 1 địa chỉ mail ngắn gọn dưới dạng Nguyen@gmail.com, thay vào đó sẽ là địa chỉ Nguyenminh4855@gmail.com khi sử dụng dịch vụ email công cộng. Những địa chỉ mail dạng này thực sự không dễ nhớ chút nào.

Với tên miền riêng, bạn có thể đặt bất cứ ký tự nào đầu tiên và dùng bất kỳ tên nào bạn muốn. Địa chỉ email theo tên miền tùy chỉnh trên thực tế vô cùng tiện lợi, người ta thậm chí có thể nhớ được ngay cả khi không kịp ghi lại, hạn chế nhầm lẫn khi trao đổi qua điện thoại, giúp khách hàng nhớ và liên kết với doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn.

3 quy tắc sống còn khi sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 1.

Không bị ràng buộc và bảo mật tốt hơn

Nếu bạn sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp được gắn với nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), bạn nên thay thế địa chỉ đó ngay lập tức. Việc giả mạo danh tính công ty để sử dụng cho các mục đích xấu như lừa tiền, giao dịch trái phép hay tệ hơn là chống phá chính quyền… rất có thể sẽ khiến doanh nghiệp đang phát triển của bạn gặp phải không ít phiền toái, thậm chí thiệt hại nặng nề. Trên thực tế, những vụ việc như vậy vẫn xảy ra mỗi ngày, và bạn rất có thể sẽ là nạn nhân tiếp theo.

Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và bạn sẽ ngay lập tức sở hữu một tài khoản email theo tên miền chỉ sau vài thao tác đơn giản. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp tin cậy, tiện ích hàng đầu có thể kể đến như: Zoho Workplace, Bluehost, Office 365, Rackspace, G-suite, BizFly Business E-mail…với đa dạng các gói dịch vụ giúp đáp ứng tối đa nhu cầu riêng biệt của từng mô hình doanh nghiệp.

Đặc biệt, BizFly Business E-mail là dịch vụ mail doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng phương thức tính phí theo dung lượng sử dụng (chỉ từ 100,000 VND/tháng) và không giới hạn số lượng account vô cùng linh hoạt. (Tham khảo dịch vụ tại đây).

Nguyên tắc 2: Một số lời khuyên đặt tên chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp

Kiểu 1: Chỉ dùng tên: Minh@vccorp.com

Đây là cách đơn giản và dễ nhớ nhất khi đặt tên cho email công ty. Ngoài ra, nếu bạn có sử dụng email này cho 1 vài mục đích riêng tư thì nó vẫn đảm bảo tính cá nhân nhất định.

Kiểu 2: Dùng tên và ký tự viết tắt:

Minhnn@vccorp.com

Bạn có thể đảo tên lên trước và viết tắt phần họ đệm. Với cách này, tên của người dùng sẽ ít bị gọi nhầm sang đệm nhất.

Minhnn1@vccorp.vn

Có thể áp dụng đánh số với tên bị trùng.

minhnguyennhat@vccorp.vn

Một cách khá thông dụng khi đảo tên lên trước họ và đệm.

Minh.nguyennhat@vccorp.vn

Có thể thêm dấu chấm để ngăn cách tên và họ, tránh đối tác hoặc chính đồng nghiệp trong công ty gọi nhầm tên.

Kiểu 3: Tên chung: Info/Sale/Support@vccorp.com

Đây là các email dành riêng cho những bộ phận chức năng khác nhau. Thiết lập các địa chỉ riêng biệt này sẽ giúp tổ chức và sắp xếp tốt hơn, cung cấp cho khách hàng, đối tác một kênh tiếp cận chuyên biệt khi có nhu cầu hỗ trợ, bán hàng hoặc hợp tác.

3 quy tắc sống còn khi sử dụng email doanh nghiệp - Ảnh 2.

Nguyên tắc 3: Tạo một email riêng cho website

Không nên sử dụng cùng địa chỉ mail khi tương tác khách hàng với địa chỉ hiển thị trên website công ty. Sử dụng địa chỉ email cá nhân trên trang "Contact" sẽ để lại ấn tượng không chuyên nghiệp và khách hàng có thể đánh giá quy mô công ty bạn nhỏ hơn so với thực tế.

Một địa chỉ mail chung như Info@vccorp.com, sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, ấn tượng và cũng hữu ích hơn bởi bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản.

Lựa chọn một nền tảng email theo tên miền tin cậy, đáp ứng đầy đủ từ những nhu cầu giao tiếp đơn giản cho đến các yêu cầu quản lý đặc thù là bước đầu tiên và đơn giản nhất trong quá trình xây dựng, gắn kết niềm tin với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp bạn!

Dành cho các độc giả tham khảo thêm thông tin về BizFly Cloud - dịch vụ đám mây với độ bảo mật hàng đầu:

Website: https://cloud.bizfly.vn/

Hotline: (024) 7302.8888 - (028) 7302.8888

 
 
List comment
 
Làm gì để tránh bị mất nick và đọc trộm tin nhắn như Quang Hải?
icon

Chỉ cần kẻ xấu truy cập được vào Facebook cá nhân, thông tin thầm kín của bất kỳ ai đều có thể bị phát tán trên Internet. Đây là một nguy cơ bảo mật khôn lường mà tất cả chúng ta đều phải đối mặt.

 
Thí điểm chuyển đổi số cho các xã, bản khó khăn
icon

Cục Tin học hóa, Bộ TT&TT đang thí điểm chuyển đổi số cho một số xã, bản để giúp các địa phương phát triển kinh tế xã hội nhờ công nghệ, tạo cơ sở thực tiễn cho việc triển khai Chương trình Chuyển đổi số quốc gia.

 
Những tính năng iOS 14 “copy” từ Android
icon

Những tính năng mới của iOS 14 có thể được giới thiệu như bước tiến cách mạng và đột phá. Tuy nhiên, trên thực tế, Android đã có một số tính năng trong đó nhiều năm qua.

 
Gojek sa thải hàng loạt nhân sự, GoViet ảnh hưởng ra sao?
icon

Sau Grab, công ty mẹ của GoViet vừa thông báo cắt giảm 9% nhân sự do ảnh hưởng của dịch bệnh.

 
Singapore lắp công tơ điện đọc chỉ số từ xa cho tất cả hộ dân
icon

Nằm trong nỗ lực giúp các hộ gia đình sử dụng điện hiệu quả hơn, Singapore đã đưa ra hàng loạt sáng kiến, bao gồm lắp công tơ điện tân tiến (AMI) để đọc chỉ số từ xa.

 
 
Người “hack nick” Quang Hải sẽ bị xử phạt bao nhiêu?
icon

Với việc “hack nick”, thu thập, sử dụng thông tin cá nhân, tiết lộ thông tin bí mật đời tư của người khác, thủ phạm trong vụ “dìm hàng” Quang Hải sẽ đối mặt với khoản tiền phạt không hề nhỏ.   

Bộ TN&MT sẽ công bố dịch vụ chia sẻ dữ liệu số vào năm 2022
icon

Cùng với việc hoàn thành Cổng dữ liệu và Cổng dữ liệu mở ngành tài nguyên và môi trường (TN&MT), trong năm 2022 Bộ TN&MT sẽ xây dựng và công bố, công khai dịch vụ chia sẻ dữ liệu số.

Lợi ích của thanh toán trực tuyến
icon

Xu hướng thanh toán trong nền kinh tế đang có sự chuyển dịch theo hướng thanh toán không dùng tiền mặt. Những con số ấn tượng cho thấy người Việt Nam đang dần quen với thanh toán không tiền mặt và nhận được lợi ích không nhỏ.

Gojek sa thải 430 nhân viên, đóng cửa hai dịch vụ
icon

Công ty gọi xe Gojek của Indonesia thông báo cắt giảm 9% nhân sự, tương đương 430 người và đóng cửa dịch vụ GoLife, GoFood Festivals.  

Gojek chuẩn bị thông báo sa thải nhân sự
icon

Nguồn tin của Reuters tiết lộ hãng gọi xe Gojek sẽ thông báo sa thải nhân sự trong tuần này dù công ty Indonesia từ chối bình luận.  

 
123

Giấy phép hoạt động báo chí: Số 09/GP-BTTTT, Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 07/01/2019.

Tòa soạn: Tầng 7, Tòa nhà Cục Tần số Vô tuyến điện, 115 Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 024 3 936 9966 - Fax: 024 3 936 9364

Hotline nội dung: 0888 911 911 - Email: toasoan@ictnews.vn

123